När en ny styrelse tillträder ska man registrera detta på verksamt.se. (bolagsverket). Därifrån kommer de flesta myndigheter ta sina uppgifter. DOCK bör man tillse att man har deklarationsansvarig på skatteverket och rätt info på ev. andra ställen, som bank etc. Två måste signera de flesta myndighetsförändringar.
Notera att fortum, ellevio, stockholm stads avfall & vatten kräver inloggningsuppgifter och skickar fakturor till styrelse@maldomaren.se. Inlogg fås av ordföranden.
Vi har SBAB som långivare och kommer även där ha ett sparkonto för underhåll.
Vi har Nordea som företagsbank, pg är 4010273-2.
VID LÄGENHETSÄGARBYTE:
- När en mäklare ska sälja en lägenhet vill hen ofta ha en Mäklarbild. Ibland vet de vad de vill ha reda på ibland inte. En grundläggande mall finns på vår dropbox, under Grunddokumnet/ägarebyten mm.
- När en medlem ”lämnar tillbaka” sin lägenhet (avslutar boendet hos oss) ska de betala en sk. överlåtelseavgift. Fn enl stadgarna är den 1,5% av årets prisbasbelopp.
År 2025 är prisbasbeloppet 58800:- och således är överlåtelseavgiften 882:- för år 2025. Denna summa betalas in till föreningen av de som lämnar. - De nya som flyttar in kan behöva lån. För varje lån som de tecknar skickar banken en notifikation till föreningen. För varje lån som de nya upptar betalas en avgift in till föreningen. Denna avgift kallas Pantsättningsavgift. Man kan säga att denna ska ersätta det arbete som föreningen gör för att administrera lägenhetsregistret. Fn är pantsättningsavgiften 1% av prisbasbeloppet – dvs år 2025 588:-/per lån.
- Lägenhetsregistret hålls uppdaterat och finns på dropbox, under Grund-dokument/ägarbyten mm.
När föreningen blir notifierad av bank att ett lån blivit avbetalt/utlöst ska det stå som avnoterat, ävenledes. - Vår förening har ingen upplåtelseavgift i skrivande stund.
- Ett välkomst brev som ligger på hemsidan, skall även det fyllas i och ges till de nya ägarna.
Info från bostadsrätterna.se hösten 2024:
För den som är invald i bostadsrättsföreningens styrelse finns en rad grundläggande begrepp som är värda att känna till. Vi ger dig här en introduktion i vad det innebär att sitta i en bostadsrättsförenings styrelse.
Lagar och regler
De viktigaste bestämmelserna om bostadsrätt finns i bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar, som ofta kallas föreningslagen. Kompletterande regler finns i föreningens stadgar och eventuella trivselregler. En bostadsrättsförening berörs dessutom av ett stort antal bestämmelser gällande bokföring, redovisning och beskattning samt regler inom bygg- och entreprenörsområdena.
Styrelsen
Föreningens verkställande organ är styrelsen och den utses av medlemmarna på en föreningsstämma. På ett första möte därefter, det konstituerande mötet, utses en av ledamöterna till ordförande, om inte stadgarna anger att det är föreningsstämman som gör det. Även suppleanter brukar kallas till styrelsemötena men det är inget krav. De har ingen rösträtt så länge de inte tjänstgör på ett styrelsemöte i stället för någon ordinarie ledamot som har fått förhinder.
Förvaltningen
Det är styrelsens ansvar att sköta förvaltningen av föreningens angelägenheter. Styrelsen kan utse någon annan att sköta den löpande ekonomiska och tekniska förvaltningen. Men det är fortfarande styrelsen som är ansvarig gentemot medlemmarna att förvaltaren gör det den ska enligt förvaltningsavtalet.
Arbetsfördelningen
Styrelsen ansvar för att organisera sig på ett bra sätt. För att underlätta styrelsearbetet bör ledamöterna dela upp arbetsuppgifterna mellan sig. Styrelsens ledamöter har i princip lika stort ansvar men i ordförandens uppgifter ingår att kalla till och leda styrelsemöten samt öppna föreningsstämman, om inte styrelsen utsett någon annan att göra detta.
Styrelsemöten
Det är alltså ordförandens uppgift att se till att möten hålls när det behövs. För att styrelsen ska kunna fungera tillfredsställande som beslutsorgan med fortlöpande insyn över förvaltningen behöver möten hållas regelbundet. Ordföranden är skyldig att utöver de planerade mötena kalla till extra möten om det behövs. Samma sak gäller om en ledamot begär att ett möte ska hållas.
Ingenting i lag kräver att styrelseledamöterna måste vara på samma plats när styrelsen sammanträder. Så länge ledamöterna kan höra varandra och själva höras, kan ett styrelsesammanträde hållas till exempel per telefon eller videokonferens.
Det ligger i sakens natur att ordföranden leder mötet. Om ordföranden inte är närvarande och det inte finns någon vice ordförande utsedd, får de närvarande styrelseledamöterna utse en ledamot att vara ordförande vid sammanträdet.
Om styrelsen inte kan träffas
Om alla ledamöter är ense om det, kan ett styrelsebeslut fattas utan sammanträde, så kallat “per capsulam”. Det sker genom att ett skriftligt förslag till beslut i form av ett styrelseprotokoll cirkulerar och undertecknas av samtliga styrelseledamöter. I brådskande fall kan beslut även fattas på ett ännu mera formlöst sätt, till exempel genom att en frånvarande styrelseledamots samtycke inhämtas per telefon och att detta sedan antecknas i protokollet. Det förekommer att den frånvarande antecknas som närvarande i protokollet om denne ger sitt medgivande till det.
Protokoll
Styrelsemötena ska dokumenteras i ett protokoll som ordföranden och ytterligare minst en ledamot ska skriva under. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.
Lydnadsplikt
En grundläggande princip för en bostadsrättsförening är att det är föreningsstämman som är det högsta beslutande organet. Det innebär en ”lydnadsplikt” för styrelsen att följa och verkställa de beslut som stämman fattat så länge dessa inte strider mot lag eller stadgar. Det är styrelsens sak att kontrollera att besluten inte gör det och i sådant fall inte verkställa dem. En styrelse kan aldrig lägga över det ansvaret på stämman.
Vårdplikt
Alla styrelseledamöter har en så kallad vårdplikt om föreningen. Det innebär att de har ansvar för att föreningens fastighet och ekonomi sköts på ett bra sätt. Vad gäller fastigheten ska styrelsen inte vara passiv utan behöver fatta nödvändiga beslut om exempelvis renovering. En styrelse kan alltid låta föreningsstämman avgöra för att på så sätt förankra beslut hos alla medlemmar.
Styrelsen disponerar även stora ekonomiska värden. Dessa får inte sättas på spel, det måste alltid prioriteras att medlemmarna får en säker avkastning på tillgångarna. Denna försiktighetsprincip gäller att ta upp nya lån.
Lojalitetsplikt
En styrelseledamot får aldrig låta sitt eget eller någon annans intresse gå före föreningens. Styrelseledamöterna har vad som kallas för ett sysslomannaansvar gentemot föreningen och ska därför agera i enlighet med stadgarna och det föreningsstämman beslutarom.
Tystnadsplikt
Styrelsens ledamöter och suppleanter får inte berätta för andra vad som diskuteras inom styrelsen. Ledamöter får ibland information som kan skada föreningen och enskilda medlemmar om den sprids. Alltså gäller att styrelsen ska vara försiktig med det den känner till. Detsamma gäller för revisorerna.
Avvikande mening
Varje styrelseledamot har rätt att markera en avvikande mening eller reservera sig mot ett beslut som fattas på styrelsesammanträdet. Detta kan ske på två sätt: antingen genom att resultatet av en omröstning antecknas i protokollet eller genom att ledamoten begär att få en reservation mot beslutet antecknad i protokollet.
Revisorer
Revisorn ska göra en opartisk och kritisk bedömning av styrelsens handlande och därför ska revisorn inte delta i styrelsesammanträden. Personen får inte heller stå i nära relation till någon i styrelsen. Det är viktigt att revisorn har den kunskap och erfarenhet som krävs för uppdraget men behöver inte vara medlem i föreningen om inte stadgarna kräver det. Läs mer om revisorns roll under ”Revisor”
Firmateckning
Styrelsen i sin helhet har alltid rätt att agera firmatecknare. Om firmateckningsrätten delegeras bör det krävas minst två ledamöter tillsammans för att till exempel betala fakturor, uppta lån och flytta pengar. Ge inte någon i styrelsen fullmakt att ensam göra uttag från föreningens konto. Kom ihåg att när nya ledamöter väljs in i styrelsen ska en ändringsanmälan göras hos Bolagsverket. Det är mycket viktigt att inte tidigare ledamöter som inte längre ingår i styrelsen kan teckna föreningens firma.
Fullmakter
Protokollför alltid vilka fullmakter styrelsen har ställt ut och se till att begränsa dem vad gäller belopp och tid. Bevaka och kontrollera utställda fullmakter med jämna mellanrum, särskilt när styrelsens sammansättning har ändrats.
Tänk på jäv
En styrelseledamot får självklart inte diskutera och besluta i frågor som rör avtal mellan sig själv och föreningen. Ledamoten får inte heller diskutera eller besluta i frågor mellan föreningen och någon annan som denne har så kallad intressegemenskap med, till exempel någon närstående, om det kan strida mot föreningens intressen. Läs mer om ämnet under Jäv.
Likhetsprincipen
Medlemmar ska i princip behandlas lika. Styrelsen får inte agera på ett sådant sätt att vissa medlemmar får ekonomiska fördelar eller gynnas på ett otillbörligt sätt på övriga medlemmars bekostnad. Även föreningsstämman måste ta hänsyn till likhetsprincipen.
Läs mer här om lagkraven
Enligt lag att ta hänsyn till vid ägarbyte (fr. https://www.simpleko.se/ekonomisk-forvaltning) :
Lägenhetsförteckning och medlemsregister
Alla bostadsrättsföreningar är skyldiga att föra ett register över medlemmar och lägenheter enligt 9 Kap 8§ Bostadsrättslagen. ”Styrelsen ska föra förteckning över bostadsrättsföreningens medlemmar (medlemsförteckning) samt förteckning över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt (lägenhetsförteckning). ”
Medlemsförteckning ska innehålla:
- Medlemmarnas namn
- Medlemmarnas adress
- Medlemmarnas innehav av bostadsrätt
- Datum för medlemskap
Lägenhetsförteckning ska innehålla:
Ett register över medlemmar och lägenheter enligt Bostadsrättslagen.
- Beteckning på lägenhet
- Placering i huset
- Rumsantal och tillhörande utrymmen. Ändringar avseende rumsantal som bostadsinnehavaren gör skall löpande registreras.
- Bostadsrättshavarens namn
- Insatsen för bostadsrätten
- Datum för registrering av ekonomisk plan
- Datum för upplåtelse
Uppgifterna ska genast föras in i förteckningen när en lägenhet upplåts som bostadsrätt.
Vidare ska antecknas:
- Datum för överlåtelse (kontrakts/påskriftsdatum)
- Notering om pantsättning
Överlåtelsen ska noteras i lägenhetsförteckningen. Kopia av överlåtelsehandlingen och bekräftelse om medlemskap fogas till lägenhetsförteckningen. Handlingarna bör arkiveras så att historiken kan följas.
Utdrag ur lägenhetsförteckningen
Det är bara ägaren själv som har rätt att få ett utdrag ur lägenhetsförteckningen. Det kan behövas till banken vid lån på lägenheten eller vid en försäljning. Ska lägenheten säljas kan innehavaren ge fullmakt till mäklaren att få inhämta uppgifterna från förvaltaren, en så kallad Mäklarbild, med uppgifter om ägarförhållande och pantsättningar.
Hantera pantförskrivning
Det är mycket viktigt att alla pantförskrivningar noteras korrekt i Lägenhetsförteckningen. Därför är det vanligt att bostadsrättsföreningen ger fullmakt till sin förvaltare att hantera detta. Det är då också viktigt att föreningen inte själv intygar något utan vidarebefordrar frågan direkt till sin förvaltare!
Enligt lag ska det bland annat noteras vilka panter som finns och i vilken ordning de tagits ut för den aktuella lägenheten. Felaktiga uppgifter kan leda till skadeståndskrav, och att föreningen förlorar sin legala rätt, det vill säga föreningens rätt att få betalt före långivarna vid en tvångsförsäljning. Föreningen är också enligt lag skyldig att underrätta alla panthavare om medlemmen inte betalar sin årsavgift när skulden överskrider två månadsavgifter.